GESTION DOCUMENTAL EMPRESA COLGRABAR

 TRABAJO DE ANALISIS DE LA GESTION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA

COLGRABAR

1 Hoy en día existen empresas donde se desarrollan y salen muchos documentos importantes que sirven de soporte y de testigo ante cualquier situación agravante, pero ellos no se dan cuenta de la alta transcendencia que pueden tener estos documentos y a lo largo del tiempo dejan los escritos en lugares inapropiados  donde se puedan dañar o perder. Tal es el caso de la empresa colgrabar donde allí no tienen el conocimiento para asignar un adecuado  espacio ni tampoco saben archivar adecuadamente estos documentos.

Esto los ha perjudicado porque a la hora de necesitar algún documento no lo va a encontrar o lo encontraran en lamentables condiciones y no les servirá de testigo ante alguna demanda o alguna información que necesiten, además les va a generar altos costos, si la empresa siguiera en esas malas condiciones no tendría éxito y fracasaría.

Asimismo esta empresa no sabrá cuantos empleados trabajan con ellos, nunca sabrían que demandas tienen ni sabrían el presupuesto que maneja la empresa, el gobierno lo desmeritaría y hasta tendría multas, igualmente se ve anti-estético esos documentos desordenados y regados en varios lugares  .

Además por la falta de una buena organización en el archivo, puede que los documentos sean alimento para algunos animales, también esto puede ocasionar humedades y malos olores ;por eso es importante un adecuado archivo para que esto a falta de que no afecte la organización tampoco pueda deteriorar la salud de quienes laboran allí.

En conclusión esta empresa no podrá recuperar información, cada proceso que designe estará mal enfocado, no subsistirá mucho tiempo, no tendrá muchos clientes  ni dará confiabilidad, tendrá demandas por montones, etc., necesitan de inmediato una implementación de la gestión documental  para que cada proceso que realicen este bien organizado y para que en el futuro puedan encontrar información de tiempos atrás y puedan guiarse por esa información y así tener elementos para sustentar terribles hechos o demandas.

2 Un modelo de gestión documental es importante implementarlo en todas las empresas sean grandes o pequeñas para que siempre puedan encontrar información que necesita la empresa en algún tiempo determinado, también para que los documentos les sirvan de soporte ante la ley, para recuperar información, para que el archivo central este bien organizado, para disminuir la contaminación visual y para que se vea bien organizado y sea estético el lugar, además para economizar espacio y reducir costos, para saber la información de cada empleado ,para que cada proceso o área de la empresa no se vea afectada por una mala administración de sus documentos.

3 Para implementar y crear un modelo de gestión documental se debe empezar a conocer la empresa en sí: conocer su misión, visión, conocer sus objetivos, conocer su reseña histórica y sobre todo su estructuración organizacional, también se debe describir su parte teórica de los procedimientos y conocer las técnicas de archivo a implementar dentro de cualquier institución, saber cómo, cuándo y quien aplicara el modelo, los costos y el tiempo de implementación entre muchos más aspectos.

Además se deben elaborar y archivar los documentos, se deben realizar tablas de retención, documentos contables y notariales, inventario documental, entre otras.